به نام خدا

تیم و تیم سازی در سازمان:

تهیه وتنظیم : لطیف جمشیدزاده

صاحبنظران يكي از عوامل توسعه نيافتگي ايــــران را فقـدان فرهنگ كار تيمي در امور مي دانند و از همين موضوع به عنوان يكي از ضعفهاي اصلي در سازمانها نيز ياد مي كنند. تيم هاي كاري نمودي از بالاترين درجه مديريت مشاركتـي محسوب مي شوند كه امروزه مقبوليتي عام يافته اند و باتوجه به تغييرات سريع محيطي يكي از ابعاد سازمانهاي يادگيرنده محسوب مي شود.

امروزه تیم و تیم کاری واژه های متداولی در مدیریت هستند و مدیران موفق کسانی به شمار می آیند که با تیم های موفق کار می کنند . یکی از مهمترین باور های مدیران موفق اینست که « چالش رهبری در قرن بیست و یکم ، انطباق کارکنان با استانداردهای تراز جهانی ست ، افرادی به کمال خواهند رسید که بتوانند تیم کاری تشکیل دهند و با سایر تیم ها نیز ترکیب شوند » . پیش بینی می شود در آینده تیم های کاری سنگ بنای مدیریت شوند و به همین دلیل سرانجام همه کارکنان به بهبود مهارتهای تیمی خود نیاز دارند .

تعریف تیم و کار تیمی :

 از تيم تعاريف متفاوتي ارائه شده است اما همه تعاريف داراي ابعاد مشتركي هستند. تيم داراي دو نفر عضو يا بيشتر است كه داراي اهداف عملكردي مشخص بوده و همكاري بين اعضاء تيم، لازمه حصول تيم به اهداف موردنظر است. به بیان دیگر  تیم به مجموعه ای از افراد رسماً تعیین شده گفته می شود که برای انجام موفقیت آمیز کار در راستای تحقق رسالت سازمان به یکدیگر وابسته اند و اندازه تیم کاری معمولا از 2 تا 25 نفر می باشد.

مدیران از تیم بعنوان راهی برای بهبود محصولات و فراگردهای انجام کار استفاده کرده و کارکنان را تشویق می کنند تا ابتکار عمل به خرج دهند . هنگامی که مدیران توان کارکنان را برای تصمیم گیری و حل مساله بدون دخالت مدیریت ، افزایش می دهند کارکرد تیم بهبود می یابد . بر همین اساس امروزه بسیاری از سازمانها در خصوص کار اختیار بیستری به کارکنان می دهند زیرا بر ابن  باورند که کارکنان در زمینه تخصص خود بیشترین دانش را دارند .اما مساله مهم، رهبری در تیم است و مدیران باید نوع جدیدی از رهبری را داشته باشند یعنی بیشتر بعنوان معلم ، مربی و رهبر رفتار کنند تا بصورت رئیس اقتدار مآب.

اکثر مدیران باور دارند تیم ، چیزی بیش از مجموعه ای از افراد دارای هویت و مقصد مشترک است و شکیبایی و پشتکار عامل اساسی در کار تیمی ست .

انواع تیم کاری:

برخی سه نوع تیم را در محیط کار به شرح ذیل از هم متمایز ساخته اند :

  1. تیم مشورتی : این گونه تیم ها برای مطالعه دقیق مسائل و توصیه راه حل برای آنها تشکیل می شوند .
  2. تیم عمل یا ساخت : گروهی دائمی ست و و ظیفه اش انجام کار مستمر است ، مانند بازاریابی یا ساخت .
  3. تیم گرداننده یا اداره کننده : این تیم مرکب از رهبران عالی سازمان است که به بررسی و تصمیم گیری درباره مسائل مهم می پردازند .

مراحل شکل گیری تیم:

براساس مــدل »تــوكمــن« تيم هـا چهار مرحله (شكل گيري، طوفان زايي، هنجارسازي و عمل) را طي مي كنند. استيفن رابينز به فرايند توسعه و تكامل تيم از ديدگاه توكمن مرحله فروپاشي را نيز اضافه كرده كه به نظر مي رسد مراحل مدل توكمن را كامل ساخته است. اين مراحل عبارتند از:(5)

1- شكل گيري Forming : مرحله است كه در آن اعـــضاي گروه براي اولين بار دور هم جمع مي شوند. همه افراد مودب وغيرفعال اند. تضاد به ندرت به طور مستقيم مشاهده مي شود و افراد بيشتر متكي به كساني هستند كه به شکل رهبر ظاهر مي شوند.

2 - طوفان زايي Storming : در اين مرحله شخصيتها با هم اصطـكاك پيدا مي كنند. هيچ كس به راحتي نكته اي را نمي پذيرد. از همه مهمتر، ارتباطات بسيار كمي اتفاق مي افتد و هيچ كس گوش شنوايي ندارد و بعضي از افراد هنوز تمايلي به گفتگوي آزاد ندارند؛

3 - هنجارسازي Norming : بعد از اين دو مرحله، نوبت به هنجارسازي مي رسد. در اين مرحله زيرگروهها منافع گروهي را تشخيص داده و منازعات گروهي كاهش مي يابد. هركسي در بيان نقطه نظرات خود احساس امنيت مي كند و مباحث به راحتي در گروه دنبال مي شود. در اين مرحله روشهاي كاري وضــــع مي گردند و گروه آن را به رسميت مي شناسد؛

4 - عمل Performing : رسيدن به اين مرحله، حد اعلاي تكامل كار تيمي است. در اين مرحله تيم سيستمي را وضع مي كند كه اجازه مي دهد نقطه نظرها و ديدگاهها آزادانه و بدون رودربايستي مبادله شود و درجه بالايي از حمايتهاي درون گروهي براي تصميم گيري شكل مي گيرد.

5 - فروپاشي Adjourning : در اين مرحله تيم آماده انحلال است. ديگر مبرم ترين وظيفه، بالابردن سطح انجام وظيفه نيست. در عوض، توجه معطوف به پايان دادن به فعاليتها است.

نكته مهمي كه در مراحل شكل گيري تيم مي توان به آن اشاره كرد، اين است كه تيم ها فرايند تكاملي خاص خود را دارند اين فرايند وقتي كامل مي شود كه نقش رهبري تيم به موازات بلوغ تيمي ،از حالت اقتدار گرايي به هماهنگ كنندگي تغيير يابد.

 همچنين لازم به توضيح است هميشه تيم ها به طور شفاف از مرحله اول به مرحله بعدي نمي روند. درواقع در برخي موارد مراحل متعدد، به طور همزمان شكل مي گيرند.

راهکار موفقیت تیم کاری :

اندیشمندان معتقدند چهار رکن اصلی برای موفقیت تیم های کاری وجود دارند که عبارتند از :

1-مقصد و هدف

 2 – زمان

 3 – میزان استقلال

 4- اختیار سازمانی

صاحبنظران بر این باورند کار تیمی زمانی اثر بخش خواهد بود که همکاری ، اعتماد وهماهنگی در تیم ها وجود داشته باشد و مدیرانی که تمایل به تشکیل تیم های کاری دارند باید روی هر سه بعد بطور همزمان سرمایه گذاری کنند .

یکی از عوامل مهم دیگر انسجام می باشد یعنی همان حس « ما» بودن در افراد که باعث ارتقای انگیزه های فردی در انسجام گروهی و تعهد به جمع می شود .

تیم های کاری مجازی:

موضوع جدید در تیم های کاری ، تیم های مجازی ست . اینکه انسان می تواند عضو تیم کاری بدون حضور فیزیکی باشد ، مرهون فن آوری اطلاعات  نظیر شبکه جهانی اینترنت است . طرفداران این تیم ها می گویند این گروه ها منعطف تر و کارآمدتر هستند زیرا توسط اطلاعات و مهارتها و نه زمان و مکان اداره می شوند . مهمترین عامل موفقیت در اینگونه تیم ها ارتباطات و همکاری مبتنی بر اعتماد است .

نتیجه گیری :

 مفاهیم ذکر شده پیش زمینه ای هستند برای تیم سازی تیم های کاری که در آن توان حل مساله توسط اعضای گروه و رفع مسائل کاری و میان فردی بهبود می یابد .

 در اقتصاد جهانی امروز با متداول شدن استفاده از تیم های میان فرهنگی ، تیم سازی از هر زمانی مهمتر شده است زیرا امکان این را می دهد که اعضای تیم با مسائل شبیه سازی شده ،  مسائل واقعی سازمان را تجربه کنند و مدیران باید با در نظر گرفتن الویتها ، انتظارات و هدفها، تیم سازی اثر بخشی در راستای رهنمود های عملی سازمان تنظیم نمایند .  

منبع :

1-    دکتر علی رضائیان ، تیم کاری در قرن بیست ویکم (مدیریت رفتار سازمانی پیشرفته)

2- وبلاگ دانشجو http://www.daneshju.ir " فرایند تیم سازی در سازمانها"